L'EVOLUZIONE DELLE RISORSE INFORMATICHE E DELLA MODALITA' DI LAVORO 

» Fin dall'istante della nostra prima elezione, nel 1996, eravamo consapevoli che al più presto occorreva introdurre una serie di procedure informatiche per la gestione di qualsivoglia operazione di Amministrazione.
 
» Questo aspetto poteva spaziare dall'anagrafica condomini, all'archivio dei lotti e delle Tabelle, alla contabilità, alle operazioni di stampa, alla spedizione della posta. 

» Il problema fondamentale è che le esigenze di un'Amministrazione come la nostra, sono pari a quelle di un piccolo comune, e devono poter gestire non solo ad un archivio anagrafico, ma anche altre operazioni ad esso correlate che, sovente, i comuni delegano a società esterne. 

» Ad esempio la riscossione dell'ICI o della tassa sui rifiuti è effettuata da società di gestione e non direttamente dal Comune. Tali società provvedono in proprio e con mezzi informatici minimali, alle loro esigenze di gestione. 

» Ciò premesso non era possibile trovare sul mercato alcun prodotto che soddisfacesse appieno tutte le esigenze che noi accusavamo: ciò che nel gergo dei DataBase si chiama "l'esigenza applicativa". Richiedere prodotti del genere a società specializzate in software significava andare incontro a una spesa non inferiore al centinaio di milioni di lire ed alla successiva necessità di una costante assistenza per pianificare ed applicare miglioramenti, evoluzioni ed introduzioni di nuove funzionalità. Le spese di assistenza possono configurarsi attorno ad una quindicina di milioni l'anno. 

» Per questo motivo il problema è stato risolto in loco dal revisore de Asmundis, che per professione si occupa di risorse di calcolo per la Fisica Nucleare. Il DataBase creato è in continua evoluzione e si adatta ad un'esigenza applicativa sempre crescente. 



Il DataBase

Senza volere entrare nel merito del termine, cosa che richiederebbe non poche lezioni, è su questo unico strumento che si basa l'intera gestione dell'Amministrazione. Tutte le procedure passano attraverso il nostro DataBase.

Per citare qualche esempio, nel momento in cui passate una telefonata con un cellulare, il sistema centrale opera su di un grosso DataBase in tempo reale per ricavare tutte le informazioni possibili:

» numero chiamante e chiamato 
» posizione del chiamante e tariffazione 
» generazione del famoso "tabulato" delle telefonate 
» scalo del costo della telefonata, ecc. ecc. 

Il nostro DataBase, in breve, è in grado di:

» Mantenere l'archivio dei Condomini 

 - nominativi, indirizzi, telefoni 

» Mantenere l'archivio dei lotti 

 - vie, numeri civici, dati millesimali 
 - associazione tra lotto e condomino 

» Gestire le Assemblee 

 - costruire la lista dei partecipanti 
 - mantenere traccia di tutti i partecipanti delle assemblee pregresse (da che è entrata in uso questa procedura) 

» Gestire le transazioni di proprietà ovvero le cessioni di una proprietà con introduzione di un nuovo condomino 

» Generare e stampare 

 - schede condomino con esplicitazione dei lotti posseduti, delle quote millesimali, del pagamento annuale dovuto nonché della storia di tutti i pagamenti sostenuti dal Condomino 
 - liste condomini, dei lotti, tabelle millesimali 
 - etichette per spedizioni postali 
 - lettere di sollecito e cartoline di A.R. (avviso di ricevimento) 

» Gestire la contabilità 

 - di tutti gli anni contabili dal nostro insediamento (1996-ad oggi) 
 - immettere e ricercare le operazioni contabili 
ricostruire tutti i pagamenti di qualsiasi condomino 

» Generare e stampare 

 - Libro contabile 
 - Bilancio preventivo, consuntivo ed in forma breve 
 - Bilancio dettagliato per uso interno 



»» La schermata di benvenuto del DataBase

»» Grafico di una sintesi dell'evoluzione informatica che si è avuta